Apuntes para una reflexión sobre el procedimiento de subsanación de errores en el registro del estado civil cubano.

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Autor: Alejandro Pérez Diz, M.Sc. Especialista de la Dirección de Notarías y Registros Públicos del Ministerio de Justicia. Registrador del Estado Civil del Registro Especial. Correo electrónico: alejopd83@gmail.com

Resumen: El trabajo que se presenta gira en torno a las principales problemáticas que dificultan la interpretación y aplicación de los preceptos legislativos relacionados con el procedimiento de subsanación de errores en el Registro del Estado Civil cubano; así como presenta varias propuestas para futuras reformas de esta materia en Cuba.

Palabras clave: Registro del Estado Civil; actividad registral civil; Registrador del Estado Civil; ordenamiento registral civil; subsanación de errores.

Abstract: The work that is presented revolves around the main problems that hinder the interpretation and application of the legislative precepts related to the procedure for correcting errors in the Cuban Civil Status Registry; as well as presents several proposals for future reforms of this matter in Cuba.

Key words: Civil Status Registry; civil registry activity; Recorder of Civil Status; civil registry order; correction of errors.

Sumario:
I. Notas introductorias.
II. Algunos elementos sobre su evolución histórica.
1. Principales adecuaciones.
2. Consideraciones críticas.
III. Aproximación al concepto de subsanación.
1. Modalidades.
IV. Una mirada al procedimiento.
V. Propuestas.
VI. Conclusiones.

Referencia: Actualidad Jurídica Iberoamericana Nº 14, febrero 2021, ISSN: 2386-4567, pp. 924-943.

Revista indexada en SCOPUS, REDIB, ANVUR, LATINDEX, CIRC, MIAR.

I. NOTAS INTRODUCTORIAS.

Poco se ha escrito en Cuba sobre la subsanación de errores en el Registro del Estado Civil. A tal punto que solo encontramos algunos estudios que corresponden al período 2009-2013. Es lamentable que exista una escasa bibliografía sobre el tema, a pesar de que constituye un asunto tan debatido y controversial entre académicos y operadores del Derecho, el cual no es pacíficamente aceptado por todos, por el contrario, resulta cuestionable la cantidad de solicitudes realizadas a partir del 2008, que a mi criterio, tiene su origen con la aprobación por parte del Gobierno de España de la Ley de Nietos o también conocida como Ley de Memoria Histórica en el 2007, a través de la cual miles de cubanos iniciaron sus trámites para acceder a la ciudadanía española, que generó una gran cantidad de gestiones por parte de la población, como la solicitud de certificaciones de nacimiento para demostrar parentesco con familiares, en las que salieron a relucir muchos problemas provenientes de épocas anteriores.

Es por ello, que en las presentes líneas busco reflexionar principalmente sobre las problemáticas en el procedimiento de subsanación de errores regulado en el ordenamiento registral civil cubano y en el entorno de su funcionamiento; así como exponer algunas propuestas que pudieran contribuir a enriquecer futuras reformas de esta materia en Cuba, toda vez que constituye el trámite más complejo desde el punto de vista técnico dentro de la actividad registral civil.

En el contexto actual, en que la dirección del país está llamando a elevar la calidad de los servicios, no es suficiente que se actualicen las normas registrales civiles, se requiere también de implementar acciones para lograr profesionales dotados de conocimientos sólidos y actualizados, capaces de orientar correctamente, eliminar obstáculos y buscar soluciones concretas para cada solicitud de subsanación -y asunto en general- presentada por la población en las oficinas registrales, impactando en la agilidad de los trámites, así como en la comprensión y confianza por parte de los usuarios en esta institución. Además, constituye un reto para los Registradores del Estado Civil, mantener su constante superación, buscando siempre otras miradas y replanteamientos del alcance de su labor. Sirva entonces, este sencillo artículo, para la autopreparación de todos los Registradores, así como de los estudiantes universitarios interesados en la actividad registral civil.

II. ALGUNOS ELEMENTOS SOBRE SU EVOLUCIÓN HISTÓRICA.

La regulación jurídica de la subsanación de errores en el Registro del Estado Civil, en lo adelante, Registro Civil, que impera en Cuba, tiene su fundamento histórico, aunque en una realidad distante y un escenario diferente, en la Metrópoli. La ley que comenzó a regir en 1885 y que estuviera vigente hasta 1985, en su art. 9 reconocía que no podía hacerse rectificación, adición ni enmienda, una vez firmadas las inscripciones, que alterara sustancialmente el acto a que se refiera, especificando que solo se llevaría a cabo en virtud de ejecutoria del Tribunal competente; y complementaba esa regulación, el art. 32 del Reglamento, donde mencionaba la posibilidad de acudir a la vía judicial y registral para la rectificación, adición o enmienda de los asientos.

Establecía además como errores materiales, los vinculados a la equivocación de nombres, apellidos y palabras o frases no esenciales, pudiendo ser tramitada la solicitud de subsanación ante el Encargado del Registro Civil donde se realizó la inscripción, quien exigía las pruebas oportunas y dictaba la correspondiente resolución, la cual era copiada al margen del asiento de inscripción; y como errores sustanciales, aquellos que afectaban el contexto sustancial de las inscripciones.

Partiendo de lo mencionado anteriormente, he de afirmar que los artículos que regulaban el procedimiento de subsanación en esa época, eran muy generales en su redacción, toda vez que no brindaban una definición explícita de los errores de carácter material y sustancial, así como circunscribían los errores a los actos, omitiéndose toda referencia a los hechos que constituyen o afectan el estado civil de las personas.

No es hasta cien años después, con la promulgación de la Ley 51 “Del Registro del Estado Civil” de 15 de julio de 1985 y de la Resolución 157 “Reglamento de la Ley del Registro del Estado Civil” de 25 de diciembre del mismo año, donde se reconoce de manera más detallada el procedimiento para la subsanación de los errores materiales, no obstante, se mantiene ambiguo el tema de los errores sustanciales, aunque superaba la mirada que prevalecía hasta ese momento.

Examinando la Ley 51/1985 vemos que dispone en el inciso d) del art. 27, como una de las principales atribuciones y funciones de los Registradores, “subsanar errores u omisiones materiales en las inscripciones”.

Por su parte, en el Reglamento de la Ley, estaban bien definidos en el art. 155 los errores materiales que se podían presentar, divididos por secciones, es decir, nacimiento, matrimonio y defunción, sumando un total de 30. Existía además un pronunciamiento en el art. 156 del Reglamento, vinculado a la posibilidad de que los Registradores del Estado Civil, en lo adelante Registradores, subsanaran errores que no aparecían recogidos en el artículo anteriormente mencionado, en caso que no alteraran sustancialmente el acto o hecho registrado o generara confusión o duplicidad en la identidad del inscripto.

A partir de la experiencia alcanzada en la aplicación de la citada Resolución 157 y la necesidad de continuar perfeccionando el procedimiento para la subsanación de errores en los asientos registrales, con el objetivo que sean más expeditos, fue derogada esta disposición jurídica y dictada la Resolución 249 Reglamento de la Ley del Registro del Estado Civil de 1 de diciembre de 2015. Una adecuada actividad registral civil vinculada a este aspecto, constituye un elemento de incalculable valor para la población en la actualidad, necesitada de reformar o modificar el contenido de los asientos registrales, para que los hechos y actos vitales de cada individuo se atengan a la realidad y sirvan como medio de prueba para tramitar asuntos imprescindibles para muchos cubanos, en su mayoría relacionados a procesos sucesorios (litigios de viviendas) y la emigración hacia al exterior.

1. Principales adecuaciones.

La Resolución 249 actualizó y perfeccionó los procedimientos previstos en el capítulo IX “De los errores en los asientos registrales”, lo que representó un paso de avance para el trabajo de todos los Registradores. Ejemplo de ello es el art. 159 al establecer que el interesado o su “representante” presenta la solicitud de subsanación conjuntamente con los documentos de prueba, en el Registro Civil correspondiente a su lugar de residencia o donde se encuentre inscripto; así como puntualizó que cuando el asiento a subsanar corresponda a un menor de edad, el trámite puede resolverlo uno de los padres.

En este artículo se aprecia una ampliación en la figura de la representación, ya que comprende la legal y la voluntaria, y la Resolución 157, limitaba dicho procedimiento en su art. 151, a la representación legal solamente; así como destaca al final de su redacción, que la subsanación en los documentos de los menores de edad, puede realizarse por un solo padre, es decir, no requerirá que comparezcan los dos, salvedad que no aparece establecida en el anterior Reglamento. Todos estos cambios, atemperados a la realidad que vive actualmente nuestro país, posibilitan que la población encuentre soluciones a la promoción de sus intereses y no queden indefensos ante la tramitación de los temas que requieren un carácter legal especializado.

Igual ampliación de la representación, se refleja en la redacción del art. 160 de la Resolución 249, al referir que los Registradores están obligados a aceptar todas las solicitudes de subsanación de errores, así como los documentos de prueba que presente el interesado o su representante, y en el art. 152 de la Resolución 157 se circunscribe al “representante legal”. Dicho art. 160 también incluyó la posibilidad de tomar los datos de las escrituras públicas referidos al número, fecha, nombres y apellidos del notario actuante y del apoderado, presentadas por los representantes voluntarios ante el Registrador, lo cual no ocurría así con anterioridad, por tanto, si los usuarios no tienen que entregar la escritura pública notarial y solo se toman los datos de la misma, se evita a la población gastos y trastornos en la gestión de estos documentos para cada trámite o asunto que realice.

Expresa que el Registrador conforma un expediente de subsanación con los documentos presentados por la parte interesada, el cual contendrá el escrito de solicitud, la certificación errada y los documentos probatorios. Sobre esto último, es válido destacar que en el Capítulo XV De los expedientes, resoluciones y recursos, la Resolución 249 agregó un párrafo en su art. 189 referente a la búsqueda por parte del Registrador de las certificaciones en el sistema automatizado o en los libros de su oficina, cuando estas constituyan pruebas para sustentar el expediente de subsanación, sin que los interesados tengan que realizar esa gestión; así como, se puede utilizar un documento de prueba en varios expedientes, toda vez que hayan sido promovidos dentro del mismo año, es decir, que se conforma el expediente con todas las pruebas y en otros donde se necesiten, solo hace alusión a su ubicación a través del número de radicación. En ambos casos, le facilita los trámites a la población, al reducir la presentación de más documentos para solucionar sus asuntos.

Otro de los aportes del nuevo Reglamento lo podemos ver en el segundo párrafo del art. 164, que está relacionado a la facultad que ofrece a los Registradores de declarar sin lugar las solicitudes de la población, cuando valorados en su conjunto la presencia de varios errores materiales definidos en el art. 163, pueden calificarse de sustancial al afectar la identidad de la persona inscripta. Como se puede apreciar, la norma actual resolvió un problema espinoso que no aparecía regulado en el Reglamento anterior: ¿Qué hacer ante la presentación de varios errores materiales que alteren sustancialmente el hecho o acto registrado, o producen confusión o duplicidad en la identidad de la persona inscripta?, limitándose el segundo párrafo del art. 156 del Reglamento anterior, a hacer alusión solamente a los errores declarados sustanciales por el Registrador, remitiendo el asunto al Tribunal competente.

2. Consideraciones críticas.

A pesar de la existencia de este nuevo marco regulatorio, el análisis documental de la propia Resolución 249 y la práctica diaria, constata la existencia de problemáticas en el ordenamiento registral civil que aún subsisten y atentan contra el buen desempeño de los Registradores en el país, así como favorecen diferentes interpretaciones de lo legislado por parte de los operadores del Derecho, incidiendo en la adopción de las decisiones y por consiguiente en la solución de las problemáticas de los usuarios.

En relación a lo anterior, la mencionada norma jurídica no es explícita en cuanto a la figura de la representación, toda vez que plantea que puede ser legal o voluntaria, limitándose a exigir el documento que acredita la legitimación legal de los comparecientes y acreditar la representación voluntaria mediante la copia de un poder realizado ante Notario.

Al respecto, la representación legal puede ser practicada por los padres que comparecen a nombre de los hijos menores de edad y el documento que lo acredita es el carné de identidad, realizándose posteriormente la comprobación del vínculo filiatorio. Otro ejemplo son los padres que se presentan en el Registro Civil representando a sus hijos declarados incapaces judicialmente, así como los tutelados, lo cual se acredita mediante la sentencia del Tribunal Municipal correspondiente al domicilio de estos. Por su parte, la voluntaria, puede suscitarse también mediante contrato de servicios jurídicos que ofrecen los Bufetes Colectivos. Sobre este último, aunque se realiza en la práctica, no está regulado, por lo que consideramos que es un gazapo de la norma jurídica.

El Reglamento actual, al igual que el anterior, no expresa claramente la distinción entre error material y error sustancial, es decir, que este tema no ha sufrido modificación alguna en el contenido normativo de estos conceptos.

Por su parte, el proclamado art. 164, ha suscitado disímiles interpretaciones que impactan negativamente en la uniformidad de criterio de los Registradores, toda vez que faculta al Registrador a subsanar los errores que no se encuentren entre los regulados en el art. 163 (30 en total) en caso que no alteren sustancialmente el hecho o acto registrado ni produzcan confusión o duplicidad en la identidad de la persona inscripta; y por consiguiente, puede generar una incorrecta aplicación de la norma jurídica que regula este proceso. Sobre este tema, Varona Santiago considera que los errores que no estén incluidos en el art. 163 son de carácter sustancial y por ende, su resolución es competencia del Tribunal Municipal, con lo cual no concuerdo, ya que vemos complejos casos en la práctica cotidiana no previstos en el amplio listado del art. 163 y pueden ser subsanables por la vía registral civil. En este sentido, algunos ejemplos son:

a) Los errores de letras o sílabas en los nombres del inscripto, como Mavian siendo lo correcto Maviam. Aquí se puede apreciar que sigue siendo la misma persona y fonéticamente el nombre suena igual, solo cambia una N por una M.

Sobre este particular, una voz autorizada considera que “debe primar un criterio más cerrado cuando estamos frente a la subsanación de errores u omisiones en el nombre del inscripto, con lo cual no coincido exactamente, ya que después de analizar la situación y revisar meticulosamente los documentos de prueba aportados por la parte interesada, puede ser subsanada la inscripción mientras no afecte la esencia de su contenido y teniendo siempre presente, como principio de trabajo, favorecer los trámites a la población ante la presencia de errores como este u otros de mayor envergadura, para que no tengan que acudir a un proceso judicial ante el Tribunal competente, que implicaría “exigencias formales que a veces entorpecen o dilatan el acceso al proceso o que pueden hacerlo poco fluido y carente de la necesaria efectividad”.

b) Adición del nombre de los abuelos. En este caso están registrados en las inscripciones que se pretenden subsanar, el nombre de alguno de los abuelos y según las pruebas aportadas (certificación de nacimiento del padre o la madre) no aparece.

c) Omisión del nombre de los abuelos. Se trata de inscripciones de nacimiento de una persona donde no aparecen los nombres de los abuelos paternos o maternos, y según las pruebas aportadas se había omitido el vínculo familiar con los abuelos.

Volviendo al art. 163 que contempla, efectivamente los errores materiales, quisiera destacar que, en la vida cotidiana, los principales problemas presentes en las inscripciones de nacimiento están relacionados a errores en el lugar de nacimiento de los padres; la omisión de alguno de los nombres de los padres o abuelos, así como los errores, omisiones o adiciones de letras o sílabas en los nombres de sus padres o abuelos. Las principales causas a mi criterio, están relacionadas a los cambios sistemáticos en la división política administrativa de Cuba y la utilización por parte de las familias en épocas anteriores, de nombres compuestos (más de tres y hasta cinco o seis) para los recién nacidos, lo cual dificultaba la inscripción; lo que ha generado muchas de las solicitudes de subsanaciones que se tramitan en la actualidad.

Aunque no es de los errores que más vemos, es necesario destacar el inciso i) del apartado primero, donde reconoce que pueden subsanarse los errores u omisiones del sexo en el asiento de nacimiento, siempre que del cuerpo de este se constatare el verdadero, pero cabe preguntarnos: ¿Cómo se realiza la subsanación en caso que no pudiera confirmarse el verdadero sexo de la persona en el contenido del asiento original y en el duplicado donde se encuentran los documentos que legitiman lo inscrito? ¿Hasta dónde puede llegar la libertad del Registrador para subsanar un caso como este cuando se enfrenta a lagunas en la redacción de la Ley y su Reglamento que colisionan con el objetivo principal de este último de perfeccionar y hacer el procedimiento más expedito? ¿Contrae el Registrador alguna responsabilidad si con su actuación en busca de una solución, sobrepasa sus atribuciones y funciones? Al Registrador corresponderá analizar con la debida profundidad y rigor técnico, las acciones necesarias para no dejar al promovente en estado de indefensión.

En las de matrimonio, las problemáticas más presentes son errores en el lugar de nacimiento de los cónyuges; los errores, omisiones o adiciones de letras o sílabas en los nombres y apellidos de los padres de los cónyuges, y omisión o adición de alguno o algunos de los nombres de los padres; causado principalmente por el hecho de que la información es aportada por los contrayentes -lo cual no se realizaba así en años anteriores, cuando se solicitaban las certificaciones de nacimiento no había errores- y los datos son extraídos del documento identificativo de identidad (conocido popularmente como carné de identidad) los cuales muchas veces presentan problemas, lo que unido a la implementación desde el 2014 de un nuevo formato del documento identificativo que omite algunos datos necesarios para el trabajo registral civil, como es la naturalidad de las personas, genera inexactitudes e imprecisiones en la inscripción.

Por último, en el caso de las defunciones, vemos los errores fundamentalmente en el lugar de nacimiento de los fallecidos; la omisión o adición de alguno o algunos de los nombres del inscripto o de los padres; el estado conyugal y en el domicilio, debido a que la inscripción se realiza teniendo a la vista el certificado médico, realizado por los facultativos a través de las declaraciones de los familiares y allegados, que en medio de una situación de dolor y sufrimiento, pueden confundirse con facilidad; así como utilizando el documento identificativo de identidad, los cuales –al igual que en el supuesto anterior– muchas veces poseen errores que posteriormente son trasladados a la inscripción.

Con relación a los dos últimos aspectos anteriores, el Ministerio de Justicia emitió la

Resolución 115 de 21 de febrero de 2020, donde refiere que debido a la tramitación de una gran cantidad de procesos de subsanación de errores u omisiones en los Registros Civiles, que generan molestias, trámites innecesarios, demoras excesivas y soluciones engorrosas, fueron simplificados los datos que contienen las certificaciones de matrimonio y defunción, eliminando en el caso de la primera, el apellido de los padres de los cónyuges y en la segunda, la naturalidad y el estado conyugal del finado. Sobre las certificaciones de nacimiento no se realizaron cambios.

Respecto a la eliminación del estado conyugal en las certificaciones de defunción, soy del criterio, que no aportó una mejor solución a la población que realiza gestiones vinculadas a temas sucesorios fundamentalmente, toda vez que tienen que solicitar en las oficinas del Registro Civil, otros documentos para demostrar ante abogado o notario, si el fallecido era casado, viudo, divorciado o soltero. Para ello, debe presentar certificaciones de matrimonio, soltería, defunción, entre otras, según sea el caso, por lo que en otras palabras más coloquiales, se trata del traslado de un supuesto problema “de un lado hacia otro”.

III. APROXIMACIÓN AL CONCEPTO DE SUBSANACIÓN.

Sin ánimo de extendernos en este aspecto, intentaremos aproximarnos a una definición de subsanación, y para ello esbozaremos algunas ideas ofrecidas por varios académicos civilistas. En este sentido, Andrés Ciurana, destacado abogado y profesor de Derecho Procesal de España, la define como una “técnica de eliminación de vicios o defectos (…) se identifica con cualquier actividad reparadora o correctora de las desviaciones jurídicas, que está específicamente orientada a la eliminación de una irregularidad”.

Por su parte, los profesores venezolanos Peñaranda Quintero y Brice, Ángel Francisco coinciden en señalar que se refiere a la corrección jurídica de las actas del estado civil cuando presentan inexactitudes, omisiones o menciones prohibidas, estas últimas, referente a la inserción de datos que la ley no exige. Para Varona Santiago, Profesora de Derecho cubana, implica modificar y/o alterar cualquier elemento en los asientos registrales.

De este modo, podríamos definir la subsanación como técnica utilizada por los Registradores del Estado Civil para eliminar, reparar y/o corregir cualquier irregularidad, alteración e inexactitud presente en una inscripción, ya sea de nacimiento, matrimonio y/o defunción.

1. Modalidades.

Se conocen dos modalidades de subsanación: de errores materiales y la llamada sustancial.

La modalidad material constituye la forma más reconocida por la Ley 51/1985 como mencionamos anteriormente en el inciso d) del art. 27, al regular como quinta función de los Registradores del Estado Civil, subsanar errores u omisiones “materiales”, así como el segundo párrafo del art. 32 refiere que en el Reglamento aparecen determinados los errores, adiciones u omisiones, que no siendo “sustanciales” puede llevar a cabo el Registrador y el procedimiento a seguir, sobre el cual hablaremos más adelante.

Por su parte, el Reglamento en su art. 158 deja bien claro que los Registradores pueden subsanar de oficio o mediante solicitud de la parte interesada, los errores que no ocasionen la alteración sustancial del hecho o acto registrado; apreciándose que tanto el anterior como este último caso, nos remite sin lugar a dudas al concepto de material. Posteriormente el art. 163 comienza planteando cuáles son los errores que se consideran materiales y los describe. Vale destacar entonces que el error material, como apunta el propio ordenamiento jurídico, es aquel que no altera sustancialmente el hecho o acto registrado ni produce confusión o duplicidad en la identidad de la persona inscripta.

En otro orden de ideas, merece detenernos, aunque sea en unas breves líneas, en los errores sustanciales, que son aquellos “que conllevan en su subsanación la modificación esencial del hecho o acto registrado, es decir, cambia el fundamento de estos”. La subsanación de errores sustanciales no compete a los Registros Civiles, estos procesos se llevan a cabo por la vía judicial, y posteriormente el Tribunal correspondiente envía la sentencia o auto dictado y se extiende la anotación marginal pertinente o se practica un nuevo asiento en dependencia de lo dispuesto por el órgano jurisdiccional.

Delimitado su concepto, cabe distinguir los errores sustanciales que más se presentan en el orden práctico. En este sentido, apreciamos los errores u omisiones en la fecha de nacimiento referido al año consignado con una disminución o aumento de más de un año y los errores en el primer apellido de los padres, lo cual altera el acto registrado, toda vez que sería otra persona, es decir, no se corresponde con los padres verdaderos del inscripto.

Ejemplos de este tipo se manifiestan principalmente en la inscripción del segundo apellido como el primero, o con los apellidos de los abuelos, generando confusión en el acto registrado.

IV. UNA MIRADA AL PROCEDIMIENTO.

Los Registradores del Estado Civil, previo a la realización del acto de subsanación, deben solicitar el documento acreditativo de identidad de las personas que se presentan en la oficina registral para estas gestiones, con el objetivo de comprobar si la solicitud procede en dicha oficina, toda vez que el trámite se realiza en los Registros Civiles correspondientes al domicilio o donde se encuentra la inscripción. (art. 159 del Reglamento). Debido al desconocimiento por parte de la población de estos requisitos, vemos en muchas ocasiones, personas que se dirigen al Registro Civil que no le corresponde, lo que implica pérdida de tiempo, ausencia laboral y gastos en la transportación al existir grandes distancias entre una oficina y otra.

Una vez iniciado el acto de subsanación, el interesado o su representante entrega al Registrador los documentos de prueba de que intente valerse, con los cuales el funcionario actuante conforma un expediente que contendrá el escrito de solicitud que se lleva a cabo mediante el Modelo de Solicitud-Resolución para contribuir a dinamizar el trabajo, la que contendrá nombre y apellidos de los comparecientes, carácter con qué concurren (presencia por sí o por representación), número de identidad permanente, ciudadanía, lugar de nacimiento, edad, ocupación y vecindad (art. 59 y 60 Reglamento).

En caso de representación voluntaria se toman los datos de la escritura notarial referidos al número, fecha, nombre y apellidos del notario y del apoderado (no incluye la representación legal mencionada en párrafos anteriores), certificación errada y documentos probatorios que justifiquen la pretensión (art. 160). En este apartado se menciona en dos ocasiones los documentos de prueba, pero no especifica cuáles. Unido a esto, inciden en las oficinas registrales gran cantidad de personas que desconocen la forma de demostrar la existencia del error u omisión en las inscripciones, de ahí la importancia de una adecuada y oportuna explicación por parte del Registrador, para evitar a la población trámites innecesarios.

Hasta aquí, los primeros pasos a seguir están perfectamente identificados, sin embargo, en la práctica diaria se implementan otros procedimientos que no están regulados en la Ley ni su Reglamento, para brindar respuesta a las solicitudes de subsanación, como son:

a) Las subsanaciones en las inscripciones de nacimiento solo pueden realizarla las personas inscriptas, es decir, el titular de los datos que en estas se recogen. En el supuesto que esté fallecido pueden solicitar el trámite los padres, hermanos, hijos, nietos, demostrando el parentesco mediante las certificaciones correspondientes. Si fuera la viuda, debe presentar la certificación de matrimonio o viudez.

b) En las inscripciones de matrimonio solo pueden realizarla los cónyuges. En caso de estar fallecidos, el interesado debe presentar la certificación de nacimiento y la defunción de estos y demostrar el parentesco o la legitimidad (herederos), por ejemplo, si eran los padres, mediante la certificación de nacimiento.

c) Las subsanaciones de inscripciones de defunción, pueden subsanarlas los familiares del finado, la viuda, los herederos testamentarios o cualquier otra persona que, sin tener vínculo consanguíneo, demuestre que era conviviente a través de la fotocopia del carné de identidad, debiendo coincidir la dirección de residencia con la del finado. Cuando el error se encuentra en la dirección del fallecido, la parte interesada debe presentar fotocopia del título de propiedad de la vivienda, donde está registrada correctamente la misma.

Con relación a los expedientes de subsanación que se radican en las oficinas registrales, se enumeran consecutivamente en orden ascendente, a partir del inicio de cada año natural y es conformado por la certificación errada y demás documentos probatorios relativos al asunto que se trata (art. 188 Reglamento). Cuando el Registrador examina las pruebas y considera que son insuficientes, solicita a la parte interesada más documentos, para lo cual esta tiene un plazo no menor de treinta ni mayor de sesenta días. Si no las presenta en dicho plazo, el Registrador resuelve el expediente de conformidad con las pruebas presentadas inicialmente (art. 189 Reglamento). Concluido este proceso, el Registrador posee cinco días hábiles para dictar resolución declarando con lugar, con lugar en parte o sin lugar la pretensión del promovente. (art. 190). Respecto a esto último, desde mi punto de vista, declarar una solicitud de subsanación de errores u omisiones “con lugar en parte” es inconsistente, toda vez que se subsana una parte de la inscripción y la otra continúa con errores, es decir, se introduce en el tráfico jurídico, una inscripción que mantiene problemas en su contenido.

Cuando el Registrador resuelve subsanaciones de asientos de inscripción no obrantes en su oficina, remitirá al Registro Civil que corresponda practicar el acto registral copia de la Resolución dictada dentro del término de setenta y dos horas posteriores a la firmeza. (art. 193 Reglamento). Sobre este apartado debemos explicar, que no se cumple de manera satisfactoria debido un ineficiente proceso de gestión, vinculado a la falta de retroalimentación entre los Registros Civiles, las Notarías y los Tribunales, como son por ejemplo el envío de las notas de divorcio, que al no ser tramitadas, impacta negativamente en la actualización de los asientos de inscripción y por consiguiente, no garantiza la seguridad jurídica de estos.

Otro ejemplo está relacionado con el trasiego de las Resoluciones y notas de matrimonio, defunción, divorcio, reconocimiento de filiación, entre otras; que cuando corresponde a una misma provincia, es más expedito; pero cuando los intercambios son entre diferentes territorios, los documentos transitan por varios escalones, desde el municipal, provincial y nacional. Esta última instancia envía los documentos hacia las diferentes provincias del país a través de la empresa de Correos, encargada posteriormente de distribuirlos hacia cada destinatario. Este proceso, según voces autorizadas, demora quince días aproximadamente, empero, lo cierto es que vemos retrasos de hasta un año y más, y en muchas ocasiones nunca llegan a su destino final, sin poderse precisar las causas reales, ocasionando disgusto y problemas en las gestiones de la población que años después solicitan una certificación que ya subsanaron tiempo atrás, y vuelven a ser expedidas con los mismos errores, debido a que nunca fueron asentados los elementos subsanados. Además, se ha dejado de utilizar el acuse de recibo, como constancia de que los documentos llegaron a su destino.

Por último, cabe reflexionar también sobre la posibilidad que otorga el ordenamiento jurídico a la parte interesada o su representante, de promover solicitudes de subsanación, de interponer el recurso de alzada ante la Dirección Provincial de Justicia en un término de diez días hábiles (art. 195 Reglamento). Me referiré aquí sobre algo que vemos en el día a día de los Registros Civiles, cuando el Registrador dicta resolución denegando la solicitud de subsanación, expresa en este documento, el derecho que le asiste al interesado para impugnarla, ante quien se debe presentar el recurso y el término para interponerlo (art. 194 Reglamento). No obstante, estos funcionarios públicos orientan a las personas dirigirse al Tribunal municipal que le corresponda para tramitar el asunto por la vía jurisdiccional, sin haber agotado la vía administrativa, a través de la cual pudiera solucionarse de manera más viable y expedita.

V. PROPUESTAS.

Realizar cambios legislativos adecuados a la realidad que vivimos, teniendo en cuenta que las normas vigentes sobre la actividad registral civil, posee múltiples lagunas en su redacción, lo que genera restricciones en su actuar diario y que la interpretación no sea uniforme. En este sentido, e. l ordenamiento registral civil debe ser más explícito en cuanto a temas como la representación, la subsanación de errores (definir los conceptos de error material y error sustancial, continuar ampliando los supuestos que se pueden presentar como materiales y regular los sustanciales) y los documentos de prueba.

Eliminar el trasiego de Resoluciones y notas marginales en soporte de papel. Remitir estos documentos a través del Sistema Automatizado del Registro Civil (SIREC), a través de un modelo y en los términos aprobados por el Ministerio de Justicia. Para ello debe utilizarse la firma electrónica de los Registradores Principales como forma de autentificación de dicho envío; así como valorar la posibilidad de interconectar a este sistema a las Notarías y Tribunales municipales, para que fluya mejor la información entre estas entidades.

Revisar lo que está establecido en materia de recursos, previsto en la Sección Tercera del Capítulo XV del Reglamento. En este sentido, pudieran acortarse los términos de cada instancia administrativa para ratificar, revocar o modificar la resolución recurrida; y acercar la solución por esta vía, evitando recurrir a los Tribunales, que se pueden reservar para asuntos extremadamente complejos.

Promover por parte de las Direcciones Provinciales y el Ministerio de Justicia, la capacitación de los Registradores, en función de dominar mejor las legislaciones de la actividad registral civil y ampliar el espectro de conocimientos en materia legal, dirigido a ir a la par de las transformaciones políticas, económicas y sociales en que está inmerso el país, así como brindar un servicio de mayor calidad, lo que constituye una responsabilidad ineludible y fuente de un potencial inagotable de ideas e iniciativas promotoras del desarrollo profesional. Al respecto, deben coordinarse entre las entidades del sistema de Justicia y las Universidades, cursos de postgrados y programas de maestría y doctorado, relacionados a la materia registral civil, acompañado de un papel más activo por parte de los Registradores en cuanto a su autosuperación, para elevar su nivel profesional y el rigor técnico jurídico en el desempeño de sus funciones.

VI. CONCLUSIONES.

La existencia de las problemáticas suscritas en este artículo, están vinculadas esencialmente a la necesidad de actualizar las normas jurídicas vinculadas al Registro Civil, toda vez que poseen lagunas en su redacción y denotan falta de correspondencia con los cambios que experimenta la sociedad cubana en su actualización del modelo económico y social; con el objetivo de orientar y desarrollar la actividad registral civil en un marco legal apropiado.

La organización de un sistema de trabajo para disponer de Registradores más preparados, concibiéndolos como un ente fundamental para acompañar, de manera permanente, el proceso de gestión de los Registros Civiles, contribuirá a elevar a planos superiores el reconocimiento de la actividad, así como representa un factor clave para el perfeccionamiento y desarrollo de esa institución en el país.

Enfrentar las problemáticas existentes, de una manera adecuada, con una visión y proyección más integral y estratégica, permitirá contar con mayor eficacia y eficiencia en la actividad registral civil, así como contribuirá al perfeccionamiento de la gestión de las autoridades a todos los niveles del sistema de justicia.

Acceder al título íntegro del artículo, con notas y bibliografía

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