La inscripción de la defunción en el Registro Civil cubano en tiempos de COVID-19

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Autor: M.Sc. Alejandro Pérez Diz. Registrador del Estado Civil de La Habana, Cuba. Correo electrónico: alejopd83@gmail.com

Introducción. La declaración de la situación epidemiológica en Cuba ocasionada por la COVID-19 generó la implementación de un grupo de medidas a partir de 26 marzo de 2020, por parte del Ministerio de Justicia. Estas tuvieron impacto en el orden económico y social. Una de ellas fue mantener solamente los servicios jurídicos fundamentales en los Registros Civiles, para evitar las aglomeraciones de personas en dichas oficinas. En este sentido, se continuaron realizando las inscripciones de los nacimientos y las defunciones y se prohibió realizar matrimonios, expedir certificaciones y tramitar expedientes de subsanaciones de errores.

En el caso de las solicitudes de la certificación de defunción, documento fundamental en la cotidianidad de la población, afectó la tramitación de asuntos imprescindibles para muchos cubanos, bastante requerida, en su mayoría para solucionar litigios de vivienda y gestionar disímiles cuestiones como la “balita de gas” en la empresa de gas manufacturado o una “chequera” para el cobro de las pensiones en las oficinas municipales del Instituto Nacional de Seguridad Social (INASS).

El 16 de junio de 2020 el ministro de Justicia informó a través de un programa radio-televisivo otras medidas para restablecer gradualmente los servicios jurídicos. Al respecto, detalló las vinculadas al Registro Civil en tres fases, la primera comprende mantener la inscripción de nacimientos y defunciones e incorporar la de matrimonio; expedir las licencias de enterramiento y certificaciones de nacimiento y defunciones, acotando sobre esta última que sería exclusivamente para el cobro de pensiones por causa de muerte; formalización de matrimonios solo con la presencia de los contrayentes, testigos, padres e hijos y la inserción y confrontación de asientos registrales. La segunda fase abarca la realización de matrimonios con la composición anterior más un número racional de invitados; expedir certificaciones para fines sucesorios y otros procesos -sin especificar cuáles- dentro del territorio nacional; reconocimientos de hijos; solicitud de búsquedas y avanzar con el proceso de informatización. Por último, en la tercera fase, se reanudan todos los servicios.

En este sucinto artículo haremos mención a cómo ha evolucionado la inscripción de la defunción en sede registral civil y de las principales dificultades presentes en el entorno de esta actividad en tiempos de COVID-19.

Tratamiento legal de la inscripción de la defunción. La inscripción es realizada por los Registradores del Estado Civil de conformidad, en la mayoría de las ocasiones, con la certificación médica, según establece el inciso a) del artículo 74 de la Ley 51/1985 “Del Registro del Estado Civil”.

Estos certificados son expedidos por médicos, apreciándose problemáticas en la anotación de los datos, debido a la letra ilegible y desconocimiento de la forma correcta del llenado, vinculado principalmente al lugar donde ocurrió el fallecimiento, situación que genera posteriormente repercusiones legales, como los procesos de subsanaciones de errores u omisiones.

Por su parte, el artículo 75 regula que la inscripción se practicará en el Registro Civil correspondiente al lugar donde ocurra la defunción, sea encontrado el cadáver, se practique la necropsia o donde haya sido la inhumación o cremación del cadáver. Un ejemplo de esto se puede apreciar en el trabajo diario, cuando la persona fallece en su domicilio o en el hospital, la inscripción se realiza en el Registro Civil correspondiente al territorio donde está ubicada la vivienda o la institución hospitalaria, según sea el caso.

En dicha inscripción se consigna, según instituye el artículo 77 de la Ley, lugar y fecha en que se extiende el asiento; nombre y apellidos del Registrador; oficina del Registro en la que se procede a extender el asiento; lugar, hora, día, mes y año en que ocurra el fallecimiento; datos personales del finado; nombre de los padres; causa de la muerte; nombre del cementerio y municipio donde habrá de inhumarse o lugar de cremación; datos de los declarantes; firma del Registrador y sello oficial que identifique la oficina. Por último, una vez inscripta la defunción, el Registrador expedirá la licencia a la funeraria para proceder a la inhumación o cremación del cadáver (artículo 76 de la Ley).

Respecto al Reglamento, puesto en vigor a través de la Resolución 249/2015 emitida por el Ministerio de Justicia, se respalda lo planteado anteriormente en la Ley, a través de los artículos 127 al 129, y en el 130 establece que los datos que contendrá la licencia para la inhumación o cremación del cadáver son la oficina registral que la expide con expresión del tomo y folio de la inscripción; nombre y apellidos del fallecido; fecha de fallecimiento; lugar donde ocurrió la defunción, se encontró el cadáver o practicó la necropsia, según sea el caso; domicilio del fallecido; sexo; causa del fallecimiento y unidad de salud pública que expidió la certificación médica; funeraria; lugar donde será inhumado o cremado el cadáver, firma del Registrador y sello que identifica la oficina registral.

A pesar de estar regulado el procedimiento para la inscripción de la defunción, existe un grupo de deficiencias en el entorno de la actividad registral civil, que enunciaremos brevemente.

Apreciación sobre la inscripción de la defunción. Aunque el artículo 75 de la Ley establece los supuestos para practicar la inscripción, ha existido una dispersión normativa vinculada a este tema, que favorece el quebrantamiento de lo que está regulado, dificulta su interpretación y aplicación, y en ocasiones provoca el extravío del asiento registral, por ejemplo, las personas que fallecieron entre 1985-1987 se encuentran inscriptos en el Registro Civil donde ocurrió el fallecimiento; entre 1988-2000 fueron registrados en el municipio donde estaba la funeraria donde se realizó el velatorio; en 2001 fue el trío (se inscribieron por el lugar de fallecido, donde fue velado el cadáver o donde lo enterraron) y a partir de 2002 hasta la fecha, volvió a practicarse la inscripción según el lugar donde ocurrió el fallecimiento.

Según refiere el artículo 76 de la Ley y el 129 del Reglamento, una vez inscripta la defunción, el Registrador del estado civil expide la licencia para proceder a la inhumación o cremación del cadáver, lo que se violó durante 18 años bajo el amparo de la Instrucción Conjunta entre la Dirección Provincial de Justicia de La Habana y la Unidad de Servicios Necrológicos de 15 de noviembre de 2002, con el objetivo de establecer el procedimiento para la inscripción de la defunción y la consecuente expedición de las licencias de enterramiento.

El apartado primero de dicha Instrucción Conjunta refiere que se deberá entregar una cantidad invariable de licencias a la funeraria para coadyuvar el control de tales documentos. A nuestro criterio, lo anterior establece un control limitado a la cantidad de licencias en poder de la funeraria, pero no del contenido de las mismas, toda vez que el Registrador entregaba al representante de la funeraria una gran cantidad de licencias con firma y cuño anticipado y estos últimos las llenaban y utilizaban en función de los decesos diarios que se presentaban, con el consiguiente peligro que ello implicaba, pudiendo ser utilizadas para consignar cualquier dato y cometer un acto fraudulento con el documento en blanco.

Por otra parte, en el apartado cuarto establece que cuando el deceso haya acaecido en un municipio diferente al territorio donde se encuentra ubicada la funeraria que prestará los servicios de velatorio, la inscripción se practicará en el Registro Civil correspondiente al lugar de la inhumación o cremación. En este caso, se aprecia una colisión con lo dispuesto en el artículo 75 que mencionamos anteriormente.

La inscripción de la defunción en tiempos de COVID-19. El 24 de julio de 2020 se creó por indicación de las autoridades de la Dirección Provincial de Justicia de La Habana, la primera oficina del Registro Civil dentro de la funeraria perteneciente al municipio Arroyo Naranjo, con el objetivo de reorganizar el proceso de inscripción y expedir de oficio a los familiares la certificación de defunción. Unido a esto, se habilitaron 14 tomos de 300 folios cada uno, pertenecientes a todos los municipios de la capital, de manera que se puede inscribir desde Arroyo Naranjo, independientemente del lugar donde haya fallecido.

No obstante, aunque la idea inicialmente es positiva para la población, esta medida se realizó sin el otorgamiento de competencia provincial al Registrador designado para trabajar en la funeraria, según refiere el artículo 23 de la Ley, toda vez que necesita ejercer sus funciones en los tomos de todos los municipios de la capital; no se realizó una coordinación previa con la Dirección Provincial de Servicios Comunales (comprende la Unidad Presupuestada de Servicios Necrológicos) para definir el contenido y alcance de cada parte actuante en este proceso, lo que generó inconformidades e incertidumbre entre los trabajadores de la funeraria, por ejemplo, el llenado de las licencias de enterramiento por parte del Registrador y entregadas contra certificado médico que gestiona la administración de este lugar; ni fueron creadas las condiciones informáticas, porque aunque están los medios  de cómputo, no posee acceso al sistema automatizado del Registro Civil (SIREC) en función de digitalizar las inscripciones y poder expedir en formato impreso las certificaciones, realizándose manuscritas.

Un ejemplo de la falta de coordinación se aprecia cuando los familiares solicitan la cremación del cadáver a la administración de la funeraria donde están realizando el velatorio, iniciándose una carrera con obstáculos, toda vez que el certificado médico y el documento acreditativo de identidad transita por la unidad de servicios necrológicos, Instituto de Medicina Legal, funeraria ubicada en los municipios de Guanabacoa o Boyeros (territorios donde existe crematorio), unidades que prestan servicio de incineración, Dirección Provincial de Justicia y finalmente entregados al Registro Civil que le corresponda inscribirlo.

Después de visto el proceso, cabe preguntarnos cómo se realiza la inscripción y entrega de manera oportuna de la certificación a los familiares del fallecido, cuando se enfrentan a deficientes procedimientos instituidos, que colisiona con el objetivo principal de la creación de las oficinas registrales civiles dentro de las funerarias, asunto candente que está aún pendiente de resolverse.

Otro ejemplo está vinculado al llenado de la licencia de enterramiento, sobre la cual los administrativos de la funeraria exigen que se escriban por el dorso del documento: los datos del nacimiento del finado (naturalidad, tomo y folio, Registro Civil y año de inscripción) y número de referencia, capilla en que va a ser velado, cementerio donde será enterrado y tipo de bóveda (estatal o privada); a pesar que esos datos aparecen en la orden de servicio con que trabaja la funeraria y además, no está en correspondencia con lo regulado en el artículo 130 del Reglamento antes mencionado.

Otra situación es la presencia de Registradores después de las 5 de la tarde que culmina la jornada laboral, ya que los administrativos de la funeraria realizan guardias de 24 horas, por tanto, el Registrador deja un grupo de licencias en blanco, firmadas y acuñadas, para los fallecidos que son trasladados después de ese horario, volviendo al mismo problema anteriormente explicado, y por consiguiente, al no haber Registrador, los familiares no reciben la certificación de defunción.

Por último, es importante mencionar que la indicación de la Dirección Provincial de Justicia de crear las oficinas del Registro Civil dentro de las funerarias no tiene respaldo legal. En tal sentido, el artículo 8 de la Ley establece que son los gobiernos municipales los facultados en sus respectivos territorios, para crear, fusionar, trasladar o extinguir oficinas del Registro Civil; así como hasta la fecha no se ha publicado en la Gaceta Oficial ninguna normativa que justifique la creación de esta estructura.

Conclusiones. A pesar del interés inicial de las autoridades de Justicia de reorganizar la inscripción de las defunciones y entregar la certificación a los familiares de manera oportuna, este no se cumple a cabalidad por falta de mayores acciones que contribuyan a garantizar logística y legalmente esta actividad registral civil.

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